POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A. (en adelante “MERCALDAS”) sociedad colombiana con domicilio en Manizales, cuyos datos de ubicación se mencionan más adelante, en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales No. 1581  de 2012 [LEPD] y su Decreto reglamentario No. 1377 de 2013, adopta las Políticas para el tratamiento de datos personales (en adelante “Política” o “Políticas”) contenidas en este documento.

PARTE I

DISPOSICIONES GENERALIDADES

Datos de ubicación: El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de estas          Políticas es MERCALDAS, cuyos datos de contacto son los siguientes:


PARTE II

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En la recolección de los datos personales por parte de MERCALDAS se deberá tener en cuenta la finalidad del Tratamiento y/o de la base de datos; por tanto, deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.

No obstante, en caso de considerarse necesario, los datos podrán permanecer en las Bases de Datos del MERCALDAS cuando se requieran para dar cumplimiento a un deber legal u orden judicial, así como cuando su tratamiento se limite a su conservación para fines históricos o estadísticos.

Ninguna actividad de MERCALDAS, estará condicionada a que el titular suministre datos personales sensibles, excepto cuando sea imperioso por redundar en su beneficio del o en razón a que la situación específica así lo requiera.

POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

                   

Cuando MERCALDAS contrate a terceros para que adelanten o apoyen los procesos de selección, el tratamiento de datos deberá ser realizado dando cumplimiento a la presente Política de Protección de Datos. Esta condición quedará estipulada en un acuerdo de protección de datos entre el tercero y MERCALDAS.

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de MERCALDAS y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la información relacionada con su participación en el mismo, para verificar su idoneidad y competencia; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

Terminado el proceso de selección de personal, la información de los aspirantes no seleccionados será conservada por un periodo de seis (6) meses; finalizado este plazo será destruida de manera segura.

La información del proceso de selección del personal llamado a contratación, será́ conservado en un archivo independiente.

El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá́ por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá́ a MERCALDAS evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

Para efectos del Tratamiento de datos personales sensibles que se recolecten durante la relación laboral se requerirá autorización expresa del Titular para lo cual se le deberá informar cuáles son los Datos Sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad de los mismos.

Por servicios externos que MERCALDAS pueda requerir, en el tratamiento de datos durante la relación contractual, podrá ser necesaria la cesión o transferencia de dichos datos a un tercero, con el fin de que éste sea el encargado de la administración del tratamiento. Para este caso, en la autorización expresa del empleado autorizando el tratamiento, se incluirá la autorización para transferencia de datos.

Los datos personales de los ex empleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

i. Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos;

ii. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía.

iii. Fines estadísticos o históricos.

En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas y/o miembros de Junta Directiva son las siguientes:

i. Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista.

ii. Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía;

iii. Emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con MERCALDAS;

iv. Las demás establecidas en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios accionistas o miembros de Junta Directiva y las indicadas en el numeral 7 de este documento.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de proveedores serán:

i. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos-contractual.

ii. Controlar el cumplimiento de las obligaciones exigibles en materia de Seguridad Social;

iii.  Envío de información comercial o invitaciones a eventos programados por MERCALDAS, sus aliados o sus vinculadas

iii. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores, cuando éstas se requieran de conformidad con la normatividad vigente o de conformidad con la Ley 1581 del 2012 y/o las indicadas en el numeral 7 de este documento.

MERCALDAS podrá recolectar datos personales de los empleados de sus proveedores en los siguientes casos:

i. Cuando de la ejecución del contrato surjan obligaciones en materia de Seguridad Social o Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo a cargo de MERCALDAS, evento en el cual obtendrá, conservará y utilizará los datos recolectados para el cumplimiento de los fines legales correspondientes.

ii. Cuando por motivos de seguridad deba analizar y evaluar la idoneidad de determinadas personas, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor y/o contratista. La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de MERCALDAS, tendrá como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, MERCALDAS devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.

Cuando MERCALDAS entregue datos personales de cualquier Titular a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en las normas vigentes. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoría respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. MERCALDAS verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

Si una persona solicita información, hace uso de un beneficio o compra un bien o servicio a MERCALDAS, otorga su consentimiento y concede a MERCALDAS la facultad para efectuar el tratamiento de datos personales.

 

Sistemas de video vigilancia: MERCALDAS cuenta con sistemas de video vigilancia para garantizar la seguridad de sus instalaciones y la de las personas que las utilizan y sus bienes.

Con la finalidad de obtener la autorización de los titulares para el tratamiento de la información, en las zonas de video vigilancia serán establecidas señales o avisos distintivos, principalmente en las zonas de ingreso a los lugares que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de los mismos. Estos avisos podrán hacerse a través de audios, en los casos en que ello sea posible.

Las señales o avisos implementados deberán ser visibles y legibles; de igual forma, como lo establecen las normas de protección de datos, deberán cumplir, como mínimo, con el contenido de un aviso de privacidad, esto es:

- Indicar quién es el responsable del tratamiento y sus datos de contacto.

- Indicar el tratamiento que se dará a los datos y la finalidad del mismo.

- Incluir los derechos de los titulares.

- Indicar dónde está publicada la política de tratamiento de la información.

El sistema de grabación se ubicará en un lugar vigilado o de acceso restringido y a las imágenes grabadas solo accederán las personas autorizadas.

Las imágenes captadas serán conservadas por un periodo máximo de ocho (8) días. No obstante, podrán conservarse las imágenes que se utilicen para denunciar delitos o infracciones para ser entregarlas a los organismos de seguridad del estado, entidades de investigación criminal o a los Juzgados y Tribunales que lo requieran. No podrán utilizarse para otro fin.

Las peticiones de imágenes por los organismos de seguridad o cuerpos de investigación del Estado, se realizará en el marco de actuaciones judiciales o policiales. El requerimiento a MERCALDAS para entregar la información será́ el documento que ampare a dicha cesión a las autoridades que las requieran. 


Grabaciones, filmaciones y comunicaciones: La entidad como parte de su estrategia comercial y de comunicación tiene a disposición de sus accionistas, clientes y usuarios la página web de la entidad y diversas formas de realizar el contacto, como lo son comunicaciones escritas, contacto telefónico, presentación de boletines y comunicados.

En unas y otras podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los empleados de la entidad, sus clientes o los asistentes a los eventos organizados o patrocinados por MERCALDAS.

Tal información y datos de ninguna manera serán utilizados o compartidos con terceros para fines comerciales o actividades diferentes a la de dar a conocer las actividades y servicios de MERCALDAS, sus aliadas o sus vinculadas. La entidad se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal manera que de ninguna forma se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones.

La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no trasmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular.

Igualmente, la cesión de derechos de imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación laboral, comercial y/o profesional con MERCALDAS, y en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectúan de forma gratuita.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES Y PROCEDIMIENTO PARA SU EJERCICIO

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

PROCEDIMIENTO

Vigencia: La presente política entrará en vigencia a partir de su publicación y deja sin efectos cualquier política anterior.

POLÍTICAS DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

El Usuario y/o Titular de la información con el ingreso de sus datos personales al portal www.mercaldas.com.co (en adelante El Portal) y a la Aplicación para móviles denominada MERCALDAS (en adelante La APP), autoriza expresamente a COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A para que efectué el tratamiento de sus datos personales de acuerdo a esta política de privacidad  y de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y todas las normas que lo modifiquen y se adicionen.

DEFINICIONES

Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente documento se entiende por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

Titular y/o Usuario: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el Tratamiento de Datos Personales se cumplirá con los siguientes principios:

Principio de finalidad: El Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima que se informará al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento de Datos Personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento del Titular.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados por aquél.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO, TERCEROS Y ENLACES

COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A podrá transferir y/o transmitir los datos personales sujetos a tratamiento a compañías que hagan parte de su grupo empresarial, esto es, a compañías matrices, filiales o subsidiarias. También podemos proporcionar su información a nuestros agentes y subcontratistas para que nos ayuden con cualquiera de las funciones mencionadas en nuestra Política de Privacidad. Por ejemplo, podemos utilizar a terceros para que nos ayuden con la entrega de promoción de productos, recaudar sus pagos, enviar productos o tercerizar nuestros sistemas de servicio al cliente. Podemos intercambiar información con terceros a efectos de protección contra el fraude y la reducción de riesgo de crédito. Podemos transferir nuestras bases de datos que contienen su información personal si vendemos nuestro negocio o parte de este. A su vez podrá compartir los datos personales recolectados, con terceros que tengan la calidad de aliados comerciales y/o de negocio para que puedan ofrecer productos y/o servicios que permitan mejorar la oferta de valor destinada a los clientes de COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A

Al margen de lo establecido en la presente Política de Privacidad, no podremos vender o divulgar sus datos personales a terceros sin obtener su consentimiento previo, a menos que sea necesario para los fines establecidos en esta Política de Privacidad o estemos obligados a hacerlo por ley. El Sitio puede contener publicidad de terceros y enlaces a otros sitios, marcos de otros sitios y enlaces a plataformas de pago. Tenga en cuenta que no somos responsables de las prácticas de privacidad o contenido de dichos terceros u otros sitios, ni por cualquier tercero a quien se transfieran sus datos de acuerdo con nuestra Política de Privacidad.

Teniendo en cuenta lo anterior los datos Personales serán utilizados por COMERCIALIZADORA  MERCALDAS S.A para:

Proveer servicios y productos requeridos.

Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con los ofrecidos por el Portal.

Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular.

Informar sobre cambios en productos o servicios.

Desarrollar actividades de mercadeo o promocionales.

Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, - vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones de carácter comercial o publicitario.

Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de datos personales a terceros para fines relacionados con la operación de COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A

Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.

Compartir los datos personales recolectados con terceros que tengan la calidad de aliados comerciales y/o de negocio para puedan ofrecer productos y/o servicios que permitan mejorar la oferta de valor destinada a los clientes y/o Usuarios de COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A, todo lo anterior de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013. El tratamiento de mis datos personales, podrá implicar la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transmisión, transferencia y/o recepción de datos, para la finalidad con que fueron suministrados.

Los demás derechos consagrados en la Ley 1581 de 2012.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones, en caso de que habiendo presentado mi reclamo directamente ante MERCALDAS, el mismo no haya sido resuelto dentro de los quince (15) días hábiles siguientes.

AUTORIZACIONES

Yo, como Usuario del Portal y de la APP autorizo de manera expresa, libre, voluntaria e informada, que los datos personales que la COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A., obtenga de mi parte, a partir de los vínculos contractuales y/o de consumo, sean utilizados por ésta, en su calidad de Responsable del Tratamiento de la información, para llevar a cabo el tratamiento de datos personales, los cuales serán compilados, almacenados, consultados, usados, compartidos, intercambiados, transmitidos, transferidos y objeto de tratamiento en bases de datos, que a su vez serán ampliadas y actualizadas constantemente, para mantener información completa, exacta, vigente y veraz. En consecuencia, entiendo, comprendo y declaro que, con la aceptación de estas Políticas, estoy autorizando de manera expresa a COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A para que utilice y efectué el tratamiento de mis datos personales de acuerdo con las características técnicas y legales establecidas en este documento, las cuales he leído y he sido informado de ellas.

DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS

El Titular podrá solicitar que su información personal no sea publicada o entregada por COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A a sus filiales y/o subsidiarias, y/o a terceros, a través del envío de correo electrónico a la dirección [email protected] en cuyo caso COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A no publicará ni entregará dicha información, salvo en caso que la misma sea requerida por orden judicial o para proteger los derechos de propiedad o cualquier otro derecho o garantía de COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A.

El Titular de los datos personales contenidos en nuestras bases de datos, tendrán derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

Recibir solicitud de autorización para el tratamiento de sus datos.

Presentar consultas, quejas y/o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.

Solicitar prueba de la autorización otorgada a COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A para el tratamiento de sus datos personales.

Solicitar la exclusión de su información personal de la base de datos.

Revocar en cualquier momento la autorización dada a COMERCIALIZADORA MERCALDAS S.A para el tratamiento de sus datos.

SEGURIDAD

El Titular del Portal ha adoptado los niveles de seguridad de protección de los Datos Personales legalmente requeridos, y ha instalado todos los medios y medidas técnicas a su alcance para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y robo de los Datos Personales facilitados al Titular del Portal. No obstante, el Usuario debe ser consciente de que las medidas de seguridad en Internet no son inquebrantables. Salvo en los campos en que se indique lo contrario, las respuestas a las preguntas sobre Datos Personales son voluntarias, sin que la falta de contestación a dichas preguntas implique una disminución en la calidad o cantidad de los servicios correspondientes, a menos que se indique otra cosa.

DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD

Algunos de los servicios ofrecidos en el Portal o a través del Portal podrán estar dirigidos a menores de edad. En los servicios de esta clase en los que se produzca la recolección de Datos Personales, el Titular del Portal solicitará siempre la conformidad de los titulares de su patria potestad para que los menores puedan acceder a ellos y sus Datos Personales puedan ser objeto de tratamiento automatizado según lo previsto en este aviso sobre la Política de Protección de Datos.

Los Usuarios tienen reconocidos y podrán ejercitar los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de sus datos personales o su suscripción contactando al Titular del Portal o a quien este designe para el tratamiento de la información, a través del correo electrónico [email protected]

PROCEDIMIENTO DE CONSULTA,  RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN.

Los Titulares de la información tienen derecho a acceder a sus datos personales, así como a saber qué tipo de datos almacenamos que sean de su propiedad, para lo cual pone a disposición los siguientes canales de comunicación con el fin de que puedan ejercer los derechos como Titulares:

Correo Electrónico: [email protected] 

Teléfonos: (+57 6 8879020)

Dirección: Cra 22 No. 17 -11 Piso 2

Ciudad: Manizales - Caldas